くれは ３問目に行きます。
「市民の知る権利を正しく保障せよ」としてお聞きします。
市民Ａさんより、個人情報開示により開示された公文書について相談を受けました。
ご本人の了解を得て、この問題点を整理した上で質問をさせていただきます。
個別の案件に入る前に、まず公文書や情報公開について私の思いを述べます。
自治体行政の仕事は、言うまでもなく文書主義が原則であり、全ての仕事は決めら
れたルールによって記録され、保管されております。そして、職員が仕事で記録した
もの全てが公文書です。
自治体事務を統括し権限を持つのは選挙で選ばれた首長であり、首長が職員に
仕事をさせ、職員がした仕事を全て公文書として記録し、保存するというわけです。
本来、住民の意を受けて行政が事務を遂行するのですから、役所がつくる文書は
全て市民の財産であり、市民のものと言えます。
情報公開についての基本的な考え方は、行政が預かっている市民の財産である
情報を、行政は市民に説明をする責任と提供する責任があるということだと思います。
現に、市の情報公開条例第１条には、市民へ説明する責任と、公正で開かれた市政
を進めることを目的とすると明記されております。
決められたルールによって記録をされ保管された公文書を、情報公開条例に基づく
請求をすることで、市民の財産である文書が、市民が要求する文書を特定してありの
ままに適正に公開されていくというものです。これが公文書であり、情報公開であると
私は考えます。
決して、市民に見られてはまずい文書は書きかえたり、処分したりというようなことは
あってはならないと言えます。
そこで、具体的な文書をもって確認したいと思います。
１点目です。平成２４年５月２日に個人Ａさんが開示請求をし、同年５月２４日に個人
情報開示決定通知書により、市長との面談時に係る協議事項報告が全部開示されました。
さらに、同年５月２１日に同じく文言を変えて請求されたところ、同じく６月１３日に市長と
の面談報告書がこちらも全部公開されました。つまり、同じ面談の記録が２つ存在し、
別々に公開されたというものです。どちらが市の公文書なのかお聞きしたいと思います。
２点目は、この当該文書の種類、これは何に当たりますか。また、文書の決裁はどのよう
になっていますか。行政言葉では合議と呼ぶそうですが、合議は不要ですか。
以上をお聞かせください。
市長 呉羽議員のご質問にお答えをいたします。
個人情報保護条例に基づく自己情報の開示につきましては、請求者本人の請求に
基づき実施するものであり、議員はご本人の了承を得られたとのことではございますが、
市においては守秘義務があり、公開の議場の場において個人の請求内容に関して
ご答弁することはできません。
ご質問の主題であります、市民の知る権利を正しく保障せよとのご指摘でござい
ますが、情報公開条例における公文書開示請求権や、個人情報保護条例における
自己情報の開示等を求める権利として、法令の規定により保障されている権利であり、
制度の適正な運営に努めているところでございます。
文書の種類につきましては、木津川市文書取扱規程に定めがございまして、一般的
にただいまのご指摘のような内容であれば、一般文書の報告文書に該当するものでございます。
また、決裁につきましては、木津川市事務専決規程により処理されているものでございます。
詳細につきましては、担当部長よりご答弁申し上げます。
市長公室長 市長公室長でございます。
呉羽議員のご質問にお答えいたします。
個人の請求に関するご答弁につきましては、市長答弁にもございましたとおり
お答えすることができません。一般論といたしまして、市民の方からの開示請求に
対しましては、既に適正に判断を行い、情報開示を行っております。市長答弁にも
ございましたが、文書の種類につきましては、木津川市文書取扱規程により
一般文書の報告文書であり、決裁につきましては木津川市事務決裁規程により
まして処理されているものでございます。
一般的に、報告文書に関しましては合議の指定はございません。
しかしながら、個人情報保護条例に基づきます自己情報の開示、可否の決定の
決裁では、木津川市事務決裁規程において総務部長及び総務課長への合議指定が
あり、その取り扱いにつきましては適性を期しているところでございます。
以上でございます。
くれは 個人の中身についてはお答えできないということでした。
私がこれお借りしてますというか、お渡しいただいた資料です。最初のときに
出された資料、これが１枚ものの裏表です。簡単な表裏１枚に該当するものです。
２回目に出されたものは枚数が４枚ですかね、文書としては詳細に見えます。
これが、同じ日の報告書、そして報告概要、協議事項概要ということで報告が
上がってます。
この中に書いてある内容をとやかく言うわけではなくて、私が聞きたいのは、
２つとも公文書ですかということです。
市長公室長 市長公室長でございます。
呉羽議員の再度のご質問にお答えいたします。
私ども情報公開条例に基づきまして、開示をさせていただいている文書でござい
ますので、それにつきましては公文書であるというように解しているところでございます。
以上でございます。
くれは そうですよね。ただですね、同じように協議した内容が簡単なものとそうじゃ
ないものとが２つある。じゃ、実際に公文書として市がこういう形で報告するとき、
概要版でいいのでしょうか。会議の雰囲気や印象が伝わらないような中身がシンプル
なものか、きっちりと中身が伝わるものか、どちらが公文書としてきちんと管理、
そして処理、保存されるべきだと思われますか。
市長公室長 市長公室長でございます。
呉羽議員の再度のご質問にお答えをいたします。
先ほども申しましたように、私ども開示をさせていただいているということで
ございますので、公文書という取り扱いでございます。
詳細につきましては、先ほど申し上げましたとおり、中身についてはお答えを
することができませんが、一般的に申しまして、その担当課によってなされたものと
いうことが、例えば複数の課にまたがって会議をしていた場合については、複数の
課の中で作成されたということもございますと考えてございますので、まず私どもが
開示請求をさせていただいたということであれば、担当課において所管している文書
について開示をするというのが通常かなというように考えているところでございます。
以上でございます。
くれは 会議の中身についてはきっちりと、削除しないで概要じゃなくて、きっちりと内容
をとったほうがいいでしょうということをお伝えしてます。その上で、これは報告に当たる
事項だよというふうに言っていただきました。
基本的には処理は事務決裁規程に基づきやりますよ、そして合議はしませんよとあり
ましたけれども、いろいろ見ましたけれども、他の部の部長の合議を要するもので、特に
必要があると認められる場合は副市長の決裁を受けなければならないであるとか、
紛争もしくは論争のあるもの、またそれらの恐れのあるものについては決裁することが
できないとか、いろいろ決裁規程にはきちんと定められてます。
やはり、今回私が目にしてるものについては、合議については、各課長は事案の
内容が他の課に関係ある場合は関係部課長に合議しなければならないというふうにも
ありますので、文書取扱規程並びに決裁規程を見ると、この２つの出された文書、
片方は合議を全くされていない、報告者と課長の印があるだけ。片方は、報告者には
印がなくて、合議はされていて副市長まで押してある。中身は薄いものときっちりとした
ものと２つある。
やっぱり、ここら辺が取り扱いが異なるっていうことと、中身に違いがあるっていうことは
、やはり公文書としてある一定のきちんとした基準の中でつくられるべきだろうな、そして
こういう形での合議なり、そういう決裁はきちんとされるべきというふうに指摘したいという
ふうに思います。
それについては、どう思われます。
市長公室長 市長公室長でございます。
呉羽議員の再度のご質問にお答えいたします。
今おっしゃっていただきましたように、木津川市の文書取扱規程の中では２４条に合議、
２２条では文書の決裁ということで定めがございます。この内容に基づいて処理されている
ものというように解してるところでございます。
また、決裁規程につきましても、おっしゃっていただきましたように、私どもの木津川市の
事務決裁規程に基づいて処理をするということになってございまして、先ほど申しました
申請書届出報告等のものにつきましては、比較的重要なものは課長決裁で、必要なもの
については市長決裁というような区分がございまして、これによって処理されているものと
いうように考えているところでございます。
以上でございます。
くれは 文書が同じことの協議文書やけど、決裁の形が違うというのはどうも違和感を感じます。
これは、ちょっとあってはならないことですけど、私の経験談を一つだけお伝えします。
木津町時、請願の紹介議員としてなりました。２００７年２月１５日付で私は紹介議員
として１人だったんですけど、請願書を提出しました、議長に。重度障害児関係のものです。
それが、何と手にしたときには紹介議員がふえてました。請願者と一緒に出したにもかか
わらず、その後追加で紹介議員がふえていた、こんなことがありました。
私は、これは過失でしょうと、公文書偽造に当たりますよっていうことで議会事務局には、
その当時の事務局には抗議しましたけれども、中身が賛意を示してくれたのでそこは
オーケーだったんですけれども、やはりこういう情報公開にしても、公文書の扱いにしても、
文書っていうものをきちんとある一定のルールにのっとって保管したり処理しな かったら、
やっぱりそれは情報公開の信頼度とか、公文書の信頼度を失うというふうに思う ので、
今回の問題はどこに問題があるのかは特定できませんけれども、出てきたものが両方
違うっていうのは、非常に疑問を感じての質問です。
公文書の扱い、知る権利、きっちりと市民に守る、守ってもらう、その意味で扱いを
きっちりとしてほしい、そんな思いでの質問ですのでぜひとも心構えというか、心意気というか、
考え方を聞きたいと思います。
市長公室長 市長公室長でございます。
呉羽議員の再度のご質問にお答えをいたします。
まず、私が先ほど申しましたように、文書につきましてはその文書の取扱規程で
ありますとか、決裁につきましては事務決裁規程に基づきまして処理をするべきも
のというように考えてございます。
そのご指摘というか、経験談をおっしゃっていただきましたが、そのようなものは
基本的にあってはならないということで私ども思っておりますので、今後文書の取り扱い
につきましては、今までもそのようなことは木津川市になってないというようには考えて
ございますが、今後もそのようなものがないように、この規程に基づきまして処理をして
いきたいというように考えているところでございます。
以上でございます。
くれは 十分お願いします。
以上で終わります。